BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang MasalahPerkembangan ilmu pengetahuan dan informasi dalam bentuk buku mengharuskan pustakawan bekerja keras untuk melaksanakan pemilihan atau menyeleksi buku dalam kegiatan pengadaan di perpustakaan. Pustakawan harus mampu menyediakan buku-buku yang diminati oleh penggunanya, terutama yang berhubungan dengan pendidikan dan keilmuan karena perpustakaan bertindak selaku penyimpan ilmu pengetahuan dan berperan dalam proses transformasi pengetahuan dan informasi. Perpustakaan dikatakan berhasil jika dapat memenuhi kebutuhan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Keberhasilan perpustakaan dalam memberikan layanan tidak terlepas dari kegiatan pelayanan informasi.“Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpum, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan. Yang disebut perguruan tinggi ialah meliputi universitas, institut, sekolah tinggi, akademik, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat”. ( Qalyubi dkk., 2003:10). Dalam defenisi lain menjelaskan bahwa Perpustakaan perguruan tinggi memiliki fungsi turut mendukung terlaksananya Tri Darma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengelola, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya ( Septiantono : 2003 ).Perpustakaan pada dasarnya merupakan sebuah lembaga untuk mengumpulkan, merawat, menyimpan, mengatur dan melestarikan bahan-bahan perpustakaan yang berupa rekaman hasil pemikiran dan temuan penelitian serta ungkapan cipta karya manusia untuk selanjutnya didayagunakan sebagai bahan informasi kepada masyarakat. Agar perpustakaan mampu berfungsi sebagai sarana pelestarian hasil budaya bangsa dan sebagai sumber informasi bagi pendidikan, penelitian, dan penerapan ilmu dan teknologi perlu pembinaan di seluruh aspeknya.Suatu perguruan tinggi dikatakan baik apabila sarana perguruan tinggi tersebut dapat menunjang program perguruan tinggi yang bersangkutan. Salah satu dari sarana tersebut adalah perpustakaan.Untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan terhadap bahan pustaka, perlu diadakan pengadaan bahan pustaka yang terencana dan terarah sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan yang dilayani. “Pengadaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi” (Sulistyo-Basuki, 1991:27). Pengadaan bahan pustaka tidak terlepas dari pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan dalam upaya meningkatkan kualitas perpustakaan dan mutu pelayanan informasi kepada pengguna. Perpustakaan harus mampu mendukung segala kebutuhan informasi pada bidang studi yang menjadi bidang pengadaannya. Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian yang penting dalam suatu perpustakaan. Tanpa pengadaan bahan pustaka, suatu perpustakaan tidak bisa dikatakan sempurna. Untuk itu, pengadaan sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan karena melalui proses pengadaan kita bisa mengetahui berasal dari mana saja bahan pustaka yang dimiliki, serta berapa banyak jumlah koleksi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka. Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah perpustakaan yang terdapat di lingkungan perguruan tinggi yang digunakan untuk mahasiswa dan dosen di lingkungannya. Dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka, perpustakaan sering mengalami berbagai kendala, misalnya dalam pemilihan koleksi, keterbatasan dana, pemanfaatan koleksi dan sebagainya. Oleh karena itu, perpustakaan harus mengadakan koleksi perpustakaan secara cermat agar dana yang tersedia dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dan dapat dirasakan oleh civitas akademika. Dalam mengadakan koleksi pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, perlu dikerjakan oleh pihak perpustakaan secara profesional. Berdasarkan uraian diatas, yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah apakah bahan pustaka yang diadakan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna, serta bagaimana cara kerja pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka penulis memberi judul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PANCA BUDI MEDAN” pada kertas karya ini.
1.2 Tujuan PenulisanAdapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :1. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme dan prosedur pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.2. Untuk mengetahui jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Paca Budi Medan.3. Untuk mengetahui kendala atau hambatan yang dihadapi dalam proses pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.
1.3 Ruang LingkupAdapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini yaitu membahas tentang mekanisme dan prosedur pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Panca Budi Medan. Pembahasannya mencakup koleksi perpustakaan, sistem pengadaan bahan pustaka, inventarisasi bahan pustaka dan proses seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.
1.4 Metode Pengumpulan DataDalam penulisan kertas karya ini, metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:a. Studi Kepustakaan ( Library Research)Data diperoleh dengan cara mempelajari berbagai literatur dan sumber bacaan yang relevan dengan penulisan kertas karya ini.b. ObservasiData diperoleh melalui observasi ke Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan. Terutama pada bagian pengadaan bahan pustaka, serta mengadakan wawancara yang terstruktur dengan pustakawan.
BAB IITINJAUAN TEORITIS
2.1 Perpustakaan Perguruan TinggiPerpustakaan perguruan tinggi merupakan penyebar informasi di lingkungan universitas yang memiliki fungsi penting bagi lembaga induknya ataupun bagi para penggunanya. Maka dari itu suatu perpustakaan perguruan tinggi harus mampu melaksanakan fungsi-fungsi tersebut untuk mencapai kesesuaian antara perguruan tinggi dengan fungsi perpustakaan tersebut.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan TinggiMenurut pendapat Sulistyo-Basuki (1991:51), perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.
Selain pendapat Sulistyo-Basuki diatas mengenai perpustakaan perguruan tinggi, pendapat lain menyebutkan bahwa Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi (Sjahrial-Pamuntjak, 2000:5).
Dari kedua pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan suatu unit kerja yang dilaksanakan pada sebuah ruangan yang merupakan bagian sebuah gedung itu sendiri yang mempunyai tugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan untuk melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2.1.2 Tugas Perpustakaan Perguruan TinggiTugas perpustakaan tinggi yaitu mengikuti perkembangan kurikulum yang ada karena apabila bahan pustaka yang ada di perpustakaan informasinya tidak mengikuti perkembangan zaman, maka pengguna perpustakaan akan jarang berkunjung ke perpustakaan. saat ini perkembangan informasi begitu cepatnya berubah, maka dari itu suatu perpustakaan harus mampu mengikuti perkembangan kurikulum yang ada agar pengguna bisa sesering mungkin berkunjung ke perpustakaan.Adapun yang menjadi tugas dari perpustakaan perguruan tinggi yaitu :1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahanbahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studinya.3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan TinggiSecara umum fugsi perpustakaan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya. Baik bagi civitas akademika maupun pengguna di luar kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar maupun sebagai pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen.Fungsi perpustakaan perguruan tinggi meliputi :1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan 2. Pusat belajar 3. Pusat pengajaran4. Pusat penelitian5. Pusat penyebaran informasi
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), fungsi perpustakaan perguruan tinggi yaitu :(1) Fungsi edukasiPerpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu koleksi-koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
(2) Fungsi informasiPerpusatakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.(3) Fungsi risetPerpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat dipublikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.(4) Fungsi rekreasiPerpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas serta minat pengguna perpustakaan.(5) Fungsi publikasiPerpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni civitas akademika dan staf non-akademika(6) Fungsi DepositPerpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi.(7) Fungsi interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambahan terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Dari kedua pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan informasi kepada sivitas akademika dalam rangka mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2.1.4 Tujuan Perpustakaan Perguruan TinggiMenurut Sulistyo-Basuki (1991 : 52), tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. seiring pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.c. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.Perpustakaan Nasional RI (1996:6), mengatakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi ialah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.1. Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.2. Dharma yang kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti.3. Dharma yang ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melaui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan informasi bagi masyarakat.
Dari kedua pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan di lingkungan lembaga tinggi, yang bukan hanya untuk mahasiswa saja, tetapi juga untuk dosen dan para staf yang berada di lembaga tinggi tersebut. Serta memberikan jasa informasi untuk mendukung, mempelancar dan mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung.
2.2 Pengertian Pengadaan Bahan PustakaHal yang terpenting untuk mewujudkan peran perpustakaan yang perlu diperhatikan adalah koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut. Karena koleksi harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. sedangkan adanya koleksi harus lewat proses pengadaan bahan pustaka yang diadakan di perpustakaan. Setiap bahan pustaka yang bakan diadakan oleh suatu perpustakaan biasanya dilakukan seleksi terlebih dahulu. Penyelesaian merupakan faktor yang penting, maka diperlukan suatu kemampuan dan keahlian serta pengalaman agar suatu perpustakaan selalu berupaya untuk menyajikan informasi yang dapat memuaskan penggunanya.Tugas-tugas yang dilaksanakan oleh suatu perpustakaan adalah :1. Layanan Teknis, yang terdiri dari : PengadaanØ PengolahanØ PemeliharaanØ2. Layanan Pemakai yang terdiri dari : SirkulasiØ ReferensiØØ Audio Visual Terbitan BerseriØ3. Layanan Administrasi, yang terdiri dari : KesekretariatanØ PersonaliaØ KeuanganØ
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka. pengadaan bahan pustaka mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah kita menentukan pilihan buku.Menurut Sutarno (2006:174), pengadaan atau akusisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi.Beberapa pengertian pengadaan yang dikemukakan oleh para ahli antara lain.1. Menurut Lasa HS, (1998:2) Pengadaan adalah suatu tugas, pekerjaan, bagian, seksi disuatu perpustakaan yang berwenang dan bertugas mengadakan bahan pustaka bentuk buku maupun non buku.2. Menurut pendapat Sumantri, (2002:29) pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual. 3. Menurut Darmono, (2001:57) Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka.4. Menurut Sulistyo-Basuki, (1991:27) bahwa pengadaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.5. Menurut Soeatminah, (1992:71) pengadaan yaitu suatu proses penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan.
Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati para penggunanya.Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi adalah merujuk kepada pelayanan teknis. Hal ini disebabkan karena tugas utama dari perpustakaan adalah menyajikan dan menyebarluaskan informasi kepada seluruh civitas akademika di perguruan tinggi. Untuk melakukan tugas tersebut maka perpustakaan hendaklah didukung oleh bahan pustaka yang tepat, lengkap, dan selalu up to date sesuai dengan kebutuhan penggunanya.Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Yang menjadi tolak ukur kegiatan pembinaan dan pengembangan koleksi selanjutnya.
2.3 Sistem Pengadaan Bahan PustakaPengadaan bahan pustaka buku mencakup : a) perolehan bahan buku melalui pembelian, b) pembayaran atau tanda terima pembayaran, c) memelihara catatan-catatan yang berhubungan dengan pengadaanSistem pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan dapat dilaksanakan dengan cara :1. Pembelian 2. Hadiah/Sumbangan3. Tukar menukar4. Penerbitan Sendiri5. Titipan
2.3.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian Setelah melakukan pembelian bahan pustaka, proses selanjutnya yaitu pemesanan bahan pustaka. Pemesanan bahan bahan pustaka/buku dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain yaitu :1. Melalui toko buku2. Melalui penerbit, baik penerbit dalam negeri maupun luar negeri3. Melalui agen buku, baik agen dari dalam maupun agen luar negeri.
1. Pembelian Buku Melalui Toko BukuPembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relativ kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.Kekurangan yang sering ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Sementara itu toko buku tidak selalu terdapat di setiap kabupaten. Bagi buku terbitan luar negeri kesulitan ini ditambah dengan waktu pemesanan yang lama. Keuntungan atau kemudahannya adalah kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.
Cara pemesanan bahan pustaka/ buku melaui toko buku yaitu :1. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap, misalnya dalam rangkap 3 dimana 2 rangkap disusun dalam daftar pesanan dan 1 rangkap disisipkan dalam katalog. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan.
